Miércoles, 20 Abril 2016

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infografia cibe CIBE, una Comunidad de Intercambio y Benchmarking creada por y para los socios

La Comunidad de Intercambio y Benchmarking (CIBE) ha sido creada para responder a una de las líneas de actuación más demandadas por nuestros socios: promover y facilitar el intercambio de conocimientos y experiencias como fuente de incremento de su competitividad y sostenibilidad.

Un servicio totalmente gratuito a través del cual el Club quiere crear y promover espacios de aprendizaje que impulsen el intercambio de conocimiento para la acción entre sus socios, así como facilitar el intercambio de experiencias de sectores pioneros en los diferentes ámbitos de gestión.
Una Comunidad que identifica tanto las buenas prácticas como las áreas de mejora de los socios. Esto permite a cada uno de ellos el aprendizaje en el área en la que otro socio tiene un conocimiento y experiencia superior al suyo. Todo ello es posible gracias a un cuestionario que recoge las diferentes áreas de gestión de la organización (Cuestionario de BBPP y áreas de aprendizaje), diseñado según la metodología empleada por la APQC (American Productivity & Quality Center).

¿Qué tipos de intercambio puedes encontrar? Por un lado se puede acceder a las buenas prácticas de forma genérica. El CEG elabora un informe con las mismas (Libro de Buenas Prácticas) y las pone a disposición de los socios en la página web para que seleccionen aquellas que son de su interés y puedan acceder a ellas y valorarlas. Por el contrario, el intercambio puede producirse a nivel individual, cuando un socio comparte directamente con otro u otros una buena práctica. Este intercambio puede producirse de forma informal o mediante un Proyecto de Benchmarking en el caso de que los socios deseen comparar en profundidad sus procesos.

Desde el Club se dan a conocer a través de diferentes eventos (Foros de Intercambio y Jornadas) todas las buenas prácticas aportadas por los socios.

Pero, ¿qué beneficios reporta a las organizaciones su participación en el CIBE? Sin duda se obtiene una mayor visibilidad y reconocimiento al mostrar las áreas en que la organización es líder y se contribuye a la mejora de otras organizaciones aportando valor a los otros socios. Es una oportunidad no sólo de aprender de otras organizaciones y de otros sectores pioneros en determinados ámbitos sino de formar parte de una plataforma de intercambio de conocimientos, de abrirse a nuevos enfoques e innovar en la forma de trabajar y de mejorar en los resultados obtenidos al aplicar BBPP de otros socios. Una comunidad totalmente participativa.

Si deseas contribuir aportando BBPP o deseas aprender de otros socios, puedes ponerte en contacto en el correo Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.

A continuación, conoce las opiniones de los diferentes protagonistas que han participado en el Proyecto de Benchmarking.

 

Proyecto de Benchmarking

Proyecto de Benchmarking

Juan García del Valle, Responsable de Asesoría y Benchmarking, nos explica en profundidad el Proyecto de Benchmarking en el que el Club ha tenido un papel fundamental como coordinador del Proyecto, y nos destaca los principales beneficios.

Dentro del portfolio de productos y servicios del CIBE, el Benchmarking ocupa una posición importante, enfocada en el intercambio práctico de experiencias y conocimientos entre sus socios.

Existen diferentes tipos o metodologías de Benchmarking: formal o informal, permitido o conocido por ambas partes o no, sistemático, de indicadores, uno a uno, grupales… Lo importante es que la organización pueda optar por aquel Benchmarking que le aporte mayor valor añadido a tu organización.

En el caso que nos ocupa, las organizaciones participantes en este proyecto de Benchmarking utilizaron la metodología de “Benchmarking Express”. Esta metodología, desarrollada por el CEG, proviene de la metodología de Benchmarking utilizada por Xerox, pero modificada para que, como su propio nombre indica, las organizaciones participantes obtengan el máximo beneficio destinando los recursos indispensables para ello.

Además de la organización “Donante” o “Benchmark” y la organización “Cliente” o “Receptora”, esta metodología requiere de la figura del Coordinador, que es el responsable del desarrollo de las siguientes actividades:
• Gestionar el proyecto de benchmarking, asegurando el cumplimiento de los objetivos, en tiempo y forma
• Consensuar la planificación y los hitos del proyecto
• Asegurar la consecución y documentación de los resultados

Ahora, ¿cuáles son los beneficios? El proceso de Benchmarking Express recientemente finalizado, tal y como hemos podido comprobar en las diferentes entrevistas realizadas a los participantes, ha proporcionado numerosos beneficios, que yo resumiría en tres: sencillez, rapidez y aprendizaje mutuo.

Por último, destacaría que las organizaciones participantes recomiendan de forma clara y positiva realizar este tipo de proceso de benchmarking, por lo que, también por parte del CEG, os animamos y nos ponemos a vuestra disposición para ello.


Las fases principales del Benchmarking Express son:

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Fase 1.- Cualificación del proyecto
En esta fase se establecen los límites del benchmarking a desarrollar entre la organización receptora y la organización donante. Los principales pasos son:
• Analizar la viabilidad del proyecto de benchmarking
• Establecer el alcance, finalidad y fases del benchmarking
• Identificar el proceso objeto del estudio (desde – hasta)
• Identificar puntos de interés o de mejora
• Desarrollar los métodos y técnicas de recogida de la información
• Definir plan de proyecto y compromisos acordados por las partes implicadas

Como consecuencia de esta fase, se producen los siguientes resultados:
• Estudio de viabilidad del proyecto de benchmarking (decisión justificada)
• Alcance del proyecto a desarrollar
• Acuerdo de confidencialidad de las partes implicadas

Fase 2.- Presentación Donante
En esta fase se realiza una presentación por parte del donante que permite al receptor conocer el proceso con más detalle. Aporta la siguiente información:
• Flujo del proceso a alto nivel (entradas , actividades, salidas)
• Recursos
• Dinamizadores
• Roles y Competencias

Como consecuencia de esta fase, se producen los siguientes resultados:
• Documentación del proceso (entradas, salidas, recursos, dinamizadores, roles y competencias)
• Lista de cuestiones a abordar

Fase 3.- Benchmarking aprendizaje
En esta fase se realizan las sesiones de benchmarking-aprendizaje.
El receptor, tras haber analizado la información proporcionada por el donante, plantea dudas o cuestiones adicionales con el fin de obtener toda la información para la posible aplicación de las lecciones aprendidas en su organización.

Como consecuencia de esta fase, se producen los siguientes resultados:
• Lista de cuestiones cumplimentada
• Relación de sistemáticas/mejoras a incorporar/adaptar en la organización receptora

Fase 4.- Conclusión y cierre
En esta fase se realiza una reunión de cierre del proceso de benchmarking. Desarrolla las siguientes actividades:
• Reflexión y acuerdo de las principales lecciones aprendidas
• Reconocimiento a la organización donante por su colaboración
• Identificación de posible interés en profundizar en el proceso analizado o en plantear proyectos de benchmarking referentes a otros procesos
• Consenso de las partes implicadas acerca de la difusión del benchmarking realizado

Como consecuencia de esta fase, se producen los siguientes resultados:
• Documento de cierre del proyecto de benchmarking (refleja las principales lecciones aprendidas, y las conclusiones más relevantes)
• Autorización o no para la difusión del proyecto y en qué condiciones
• Encuesta de satisfacción e informe de resultados


Para más información no dudes en ponerte en contacto con nosotros a través del correo electrónico Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.


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Entrevista a Telvent

Entrevista a Telvent

francisco ramosA lo largo del especial hemos hablado de la importancia de la organización Donante en el Proceso. Por ello, en esta edición hemos entrevistado a Francisco Ramos, Director de Área de I+D de Telvent.

1. El papel de Telvent en este Proceso de Benchmarking Express ha sido de organización Donante de la BBPP. No obstante, ¿Telvent ha aprendido también a raíz de la realización de este Proceso?

El proceso de Benchmarking Express está destinado a analizar y aprender, con una metodología muy ágil, las buenas prácticas de una empresa que es seleccionada por ser la mejor de su clase en los aspectos que se someten a estudio.

En el caso de Telvent, poner uno de nuestros procesos más exitosos bajo la lupa, como es el de I+D, significó un reto y una indudable oportunidad de aprendizaje y mejora.

El proceso de Benchmarking Express nos ha conducido a realizar una reflexión metódica sobre nuestro proceso desde una nueva perspectiva, al situarnos en un escenario donde debíamos explicar a otra organización los procesos y procedimientos. Ello, nos ha hecho reconsiderar ciertos aspectos del mismo y plantearnos acciones de mejora que nos permitirán trabajar de forma más eficiente.

2. ¿Cuáles han sido las principales dificultades surgidas, en vuestro papel de organización Donante?

Telvent es una organización con una cultura de la gestión del riesgo muy implantada a través de un sistema de límites muy procedimentado. La empresa es muy celosa de todos los aspectos relacionados con la confidencialidad y cuenta con un férreo protocolo que garantiza dicha confidencialidad. En este sentido, lo más complejo ha sido el gestionar internamente este protocolo para poder participar en el proceso de Benchmarking Express.

3. ¿Consideras necesario la figura de un consultor o el apoyo del CEG en este tipo de Procesos?

Indudablemente un proceso de estas características requiere de una figura experta, que por un lado, sea un gran conocedor de la metodología y que por otro ejerza de facilitador del proceso.

En esta experiencia, el consultor y CEG se han complementado muy bien para seguir la metodología y llegar al fondo de las cuestiones de interés, haciendo que se cumplan los objetivos en los plazos previstos en un entorno de confianza y cordialidad que ha servido para alcanzar el éxito en el proceso.

4. ¿Cuál es tu satisfacción global con el proyecto?

La experiencia para mi organización ha sido muy enriquecedora. El haber sido seleccionado como donante, fue ya para nosotros un éxito y un reconocimiento a nuestro trabajo. Tanto más, cuando la organización receptora es CLH, una de las más importantes empresas españolas que cuenta con un reconocido prestigio.

El haber trabajado con los grandes profesionales de CLH en este proceso y cumplir sus expectativas después de la confianza depositada en nosotros, representa un premio y la satisfacción del objetivo cumplido.

Al mismo tiempo, el proceso de Benchmarking Express, nos ha obligado a realizar un análisis introspectivo de un proceso como el de I+D que entendemos muy bien gestionado y procedimentado, lo que nos va a permitir alcanzar unos muy altos niveles de excelencia, por los que Telvent se encuentra permanentemente trabajando.

5. ¿Recomendarías realizar este Proceso a otra Organización, en calidad de Donante o de Receptor?

Para cualquier organización como Telvent, que se encuentre en la continua búsqueda de la superación y la mejora cuestionándose si lo que se está haciendo, se está haciendo bien o si se puede hacer mejor, este tipo de metodología es altamente recomendada. El poder compararse con los mejores, independientemente del sector, es sin duda una experiencia muy beneficiosa.


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Entrevista a CLH

Entrevista a CLH

susana morenoCon motivo de este especial sobre el CIBE y el Benchmarking, hemos entrevistado a Susana Moreno Hontanilla, Jefe Sistemas Calidad e Innovación, Subdirección de Calidad e Innovación de la Compañía Logística de Hidrocarburos CLH, S.A.

1. El papel de CLH en este Proceso de Benchmarking Express ha sido de organización Receptora de la BBPP. No obstante, ¿consideras que la organización Donante puede aprender en este tipo de Proceso?

Durante el proceso de Benchmarking Express la organización Donante hace una presentación de sus propios procesos, y esto supone un doble beneficio. Por una parte, el hecho de ponerlos “negro sobre blanco”, de describirlos en un papel, sirve de auto-revisión de los mismos (cuestionarse por qué se hacen las cosas de esa manera). Por otro lado, al explicarlo a la organización Receptora se tiene la posibilidad de obtener feedback, identificar oportunidades de mejora, de un tercero con una visión externa.

2. ¿Cuáles han sido las principales dificultades surgidas, en vuestro papel de organización Receptora?

Más que de dificultades yo hablaría de lecciones aprendidas, y asociadas sobre todo al hecho de ser un Proceso que está comenzando a rodar. Destacaría principalmente el poner el foco - al inicio del proyecto - en identificar correctamente la organización Donante y el proceso a compartir, asegurando que la organización es referente y que el proceso tiene un alcance bien definido, es exportable a la organización Receptora y responde a sus necesidades.

Además también el hablar un “lenguaje común” a lo largo del proceso de BMK Express, por ejemplo: estandarizando los entregables que acompañarán las presentaciones de la organización Donante.

3. ¿Consideras necesario la figura de un consultor o el apoyo del CEG en este tipo de Procesos?

La presencia de un tercero es importante y aporta valor añadido porque sin duda persigue que el proyecto consiga los objetivos definidos, aporta visión externa y neutral, y actúa como facilitador de las reuniones, haciendo seguimiento de los planes de acción.

4. ¿Cuál es tu satisfacción global con el proyecto?

Muy buena. Los objetivos han estado bien definidos desde el inicio, ha habido flexibilidad y capacidad de reacción y re-orientación del proyecto, adaptándonos a las nuevas necesidades que nos encontrábamos -, y se han obtenido resultados aplicables a mi organización.
A esto añadiría la profesionalidad y el apoyo del CEG además de que el proyecto no me ha supuesto una dedicación excesiva, sino exclusivamente la necesaria.

5. ¿Recomendarías realizar este Proceso a otra Organización, en calidad de Donante o de Receptor?

Desde luego. Además de las ventajas a nivel organización Donante, comentadas anteriormente, y a nivel organización Receptora, que son obvias, siempre queda aprender de la metodología del proceso de BMK Express, puesta en marcha por el CEG, e implantarla en la propia organización.



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Entrevista a Gestionae

Entrevista a Gestionae

ana roldanComo organización tutora del proyecto de Benchmarking, hemos querido entrevistar en este especial a Ana Roldán, Directora Socia de Gestionae.

1. ¿Cuáles han sido las principales dificultades surgidas, en vuestro papel de organización tutora del Proceso?

Desde nuestro punto de vista, la principal dificultad está relacionada con las diferentes expectativas que tienen las organizaciones y la gestión de las mismas a lo largo del proceso. Por ello cobra tanta importancia la fase inicial de Cualificación del Proyecto en la que se procede a acotar el alcance del Estudio de Benchmarking.

En la fase de Cualificación la organización donante, Telvent, identificó la información más relevante disponible en su organización en relación con el Proceso de Identificación de Proyectos de I+D+i, con el fin de seleccionar las áreas de interés por parte de la organización receptora, CLH.

Al finalizar la fase de Cualificación se realizó una especificación del proyecto en la que se describió lo que la organización donante (Telvent) podía ofrecer y se concretó lo que la organización receptora (CLH) necesitaba, dejando constancia documental de todo ello.

2. ¿Consideras necesario la figura de un consultor o el apoyo del CEG en este tipo de Procesos?

Deberían ser las organizaciones participantes quienes contestaran esta pregunta, pero personalmente pienso que es importante contar con un apoyo externo desde el inicio y hasta el final del proceso.

La función principal del consultor es coordinar el proyecto y facilitar el trabajo de las organizaciones, asegurando el cumplimiento de los requisitos establecidos en contenido, tiempo y forma.

Es importante generar un clima de confianza una vez firmado el acuerdo de confidencialidad, para que las organizaciones participantes se sientan libres para aportar sus experiencias, tanto positivas como negativas, con el fin de ampliar el conocimiento y compartir las lecciones aprendidas.

El consultor deber ser el garante del proceso de benchmarking, asegurando la aplicación de la metodología, así como la generación de todos los entregables establecidos.

3. ¿Cuál es tu satisfacción global con el proyecto?

Mi experiencia ha sido muy positiva ya que, a pesar de las dificultades que siempre pueden surgir en un proyecto, se han podido alcanzar los resultados inicialmente previstos, en un corto espacio de tiempo (de marzo a mayo de 2013) y con una limitada dedicación de recursos.

Ha sido determinante la buena disposición de los participantes en el Proyecto, así como la generosidad con la que han compartido de forma abierta y transparente sus conocimientos y experiencias.

4. ¿Recomendarías realizar este Proceso a otra Organización, en calidad de Donante o de Receptor?

Sin ninguna duda, ya que se puede aprender de forma ágil y rápida de otras organizaciones, tras identificar, interiorizar y adaptar buenas prácticas con el fin de implantar las ideas aprendidas en la propia organización, optimizar resultados y en definitiva mejorar el rendimiento de la organización.

El proceso de Benchmarking Express se demuestra como una herramienta ágil, útil y sencilla que permite integrar nuevas formas de hacer en las organizaciones, generando un clima de adaptación al cambio y de constante aprendizaje.

 

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